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每個辦公室都存在效率低下的現(xiàn)象：傳真機(jī)無法正常工作、文件雜亂無章或是丟失、辦公室里人來人往使人根本無法高效工作——這并不奇怪。而令人驚訝的是，許多公司只是被動地適應(yīng)這些毛病而不是對它們加以改進(jìn)。
在我們開展工作前，首先應(yīng)考慮的是如何用最簡單、省力的方法去獲得最佳的成效。對一個人來說，要的是事半功倍，而非事倍功半。
工作有計劃
在工作中，每個人都要認(rèn)識到做出合理計劃的重要性。工作有目標(biāo)和計劃，做起事來才能有條理，你的時間就會變得很充足，不會擾亂自己的神志，辦事效率也極高。你應(yīng)當(dāng)計劃你的工作，在這方面所花的時間是值得的。如果沒有計劃，你始終不會成為一個工作有效率的人。工作效率的中心問題是：你對工作計劃得如何，而不是你工作干得如何努力。
正確地處理工作忙亂的問題，需要你做事有計劃和有目標(biāo)。這樣你就可以把所要做的事情要排出一個順序，有助你實現(xiàn)目標(biāo)的，你就把它放在前面，依次為之，并把它記在一張紙上，就成了順序表。養(yǎng)成這樣一個良好習(xí)慣，會使你每做一件事，就向你的目標(biāo)靠近一步。
無論你做的事是多是少，都要擬定一個程序表，盡力按著程序表去做。如果你的工作只需一小時做完，便在一小時之內(nèi)完成它，其余的時間去玩樂放松。本來只要一小時的事，而拖延到一天才做完，實在是愚蠢。如果你的事太多，而時間不夠，則選擇最重要的做好，把不重要的刪去。
工作過度而吃力的真正原因并不是工作太多，而實在是因為沒有計劃，沒有系統(tǒng)。那些習(xí)慣毫無計劃地工作的人，總是這樣想著：“我必須工作，我必須工作，我必須工作。”可是，沒有計劃，你很可能被一些不在計劃之內(nèi)的事纏身，該做的事就做不完。如果你就是管理者，你就不能管理工廠里的員工，不能訓(xùn)練他們的專業(yè)知識，不能叫他們制造出來產(chǎn)品。如果你每天有計劃，那么你在每刻鐘之內(nèi)，都應(yīng)當(dāng)曉得做什么事。
羅斯�？偨y(tǒng)是一個注重計劃的人。他時時把他所該做的事都記下來，然后擬定一個計劃表，規(guī)定自己在某時間內(nèi)做某事。如此，他便按時做各項事。通過他的辦公日程表可以看出，從上午9點鐘與夫人在白宮草地上散步起，至晚上招待客人吃飯等為止，整整一天他總是有事做的。當(dāng)該睡覺的時候，因為該做的事都做了，所以他能完全丟棄心中的一切憂慮和思考，放心的去睡覺。
細(xì)心計劃自己的工作，這是羅斯福之所以辦事有效的秘訣。每當(dāng)一項工作來臨時，他便先計劃需要多少時間，然后安插在他的日程表里。他既然能夠把重要的事很早地安插在他的辦事程序表里，所以他每天能夠把許多事在預(yù)定的時間之內(nèi)做完。
在制定日計劃的時候，必須考慮計劃的彈性。不能將計劃制定在能力所能達(dá)到的100%，而應(yīng)該制定在能力所能達(dá)到的80%。這是工作性質(zhì)決定的。每天都會遇到一些意想不到的情況，以及上司交辦的臨時任務(wù)。如果你每天的計劃都是100%，那么，在你完成臨時任務(wù)時，就必然會擠占你業(yè)已制定好的工作計劃，原計劃就不得不拖期了。久而久之，你的計劃失去了嚴(yán)謹(jǐn)性，你的上司與會認(rèn)為你不是一個很精干的員工。
工作分類處理
工作中的每一項都很重要，但也需要將工作分類。分類的原則主要包括輕重緩急的原則，相關(guān)性原則，工作屬地相同原則。
輕重緩急包括時間與任務(wù)兩方面的內(nèi)容。很多時候員工會忽略時間的要求，只看重任務(wù)的重要性，這樣理解是片面的。
員工在接收工作任務(wù)的同時，都被要求在規(guī)定的時間內(nèi)完成。時刻將時間與質(zhì)量兩個要求貫穿在完成任務(wù)的過程當(dāng)中，并盡可能提前。將任務(wù)完成的時間定在提交任務(wù)成果的最后一刻是很不明智的，這與上面提到的計劃的彈性是一脈相承的。因為，事情總不一味按個人主觀設(shè)定發(fā)展。當(dāng)應(yīng)當(dāng)提交的任務(wù)與臨時的事項沖突時，就陷入了兩者不能兼得的被動狀態(tài)。一個能每次按期完成工作任務(wù)的管理員工，即使不天天加班加點，即使不顯得終日忙忙碌碌，也會讓主管覺得你是一個讓人放心的人，而不會天天追問你工作的進(jìn)度如何了。
相關(guān)性主要指不要將某一件任務(wù)孤立地看待。因為工作有連續(xù)性，任務(wù)可能是過去某項工作的延續(xù)，或者是未來某項工作的基礎(chǔ)，還會涉及多個部門或是崗位。所以，任務(wù)開始以前，先向后看一看，再往前想一想，以避免前后矛盾造成的返工，或是某些環(huán)節(jié)影響整體工作進(jìn)度。
工作有很多中間環(huán)節(jié)，彼此間需要協(xié)調(diào)。有的員工在做某項工作時往往只偏重于自己本身所應(yīng)完成的職責(zé)，將工作傳遞到相關(guān)工作部門與工作崗位之后便聽之任之了。更有些人缺乏與同事配合的意識，把早已經(jīng)辦好的工作，不是及時地交給下一道工序的人員，使工作盡早完成，而是壓在自己手中，遲遲不交，直到最后才慢吞吞地交出來，造成后序人員的工作壓力。這樣，也會影響工作的按時完成。在檢查工作結(jié)果的時候，所在的中間環(huán)節(jié)又各自抱怨給予他的時間太短了，或者是某個中間環(huán)節(jié)耽誤的時間太久了等等。而工作結(jié)果只有一個，那就是沒有按期按質(zhì)量完成工作，你的業(yè)績等級被打了折扣。
作為一名員工，要把握工作的完整性。在工作中，要考慮相互協(xié)調(diào)配合的問題，在自己這個工作環(huán)節(jié)，盡可能地抓緊時間，及早將完成的工作傳交給下一道工序的工作人員，使他們能夠有充足的時間去完成后面的工作，以免其中的某個或是某些環(huán)節(jié)影響整體工作進(jìn)度。
工作屬地相同原則指將工作地點相同的業(yè)務(wù)盡量歸并到一塊完成，這樣可以減少因為工作地點變化造成的時間浪費(fèi)。這一點對現(xiàn)場工作員工猶為重要。如果這一點處理的好，可避免在現(xiàn)場、自己的辦公室、物資部、監(jiān)理、業(yè)主及其他部門之間頻繁接觸。既節(jié)約了時間，又少走了路程，還提高了工作效率，何樂而不為呢？
有條理性拒絕混亂
每次辦事的時候總是馬馬虎虎，好像需要的每一樣?xùn)|西都故意和自己作對，需要它們的時候總是找不到，其實這些都源于辦事雜亂無章。即便你總能在滿頭大汗之后完成工作，但由于不能有條理性地工作，充分地利用資源，也會給上司留下一個毛糙的印象，以致于不敢委以重任。
文件管理的雜亂無章會造成信息查找的困難，從而造成大量人力和時間浪費(fèi)。要解決這一問題，就要保證你和你的員工有必要的將文件歸檔的條件。看看是否需要增加文件柜，使所有的員工都能夠容易地將文件最類，以便于查找。最后，可以將不常用的文件搬到儲藏室去，使員工更容易找到常用的文件。
許多高效率的員工桌面都有一個非常突出的特點——沒有雜物，非常整齊�；靵y會造成不該有的干擾，降低工作效率。環(huán)視你的辦公室，看看哪里是造成混亂的根源。它可能是一條亂拉的電話線，也可能是一個放在過道上的盒子，或是辦公桌上一臺已經(jīng)損壞了的設(shè)備。將用不著的東西移出視野之外，將不再使用的東西扔掉。
積極行動不拖延
有些員工總是喜歡把事情往后放，擱著今天的事不做留待明天。很多事情因為做得不夠及時而被耽誤，效率也就難以得到保障。
習(xí)慣中最為有害的，莫過于拖延。世間有許多人都是為這種習(xí)慣所累，造成挫敗的悲劇。你應(yīng)該竭力避免拖延的習(xí)慣，就像避免一種罪惡的引誘一樣。
人們最大的理想、最高的意境、最宏偉的憧憬，往往是在某一瞬間突然從頭腦中很有力地躍出來的。凡是應(yīng)該做的事，而不立刻去做，而想留待將來再做，有這種不良習(xí)慣的人總是弱者。凡是有力量、有雄心的人，卻總是能夠在對一件事情充滿興趣、充滿熱忱的時候，立刻迎頭去做。
我們每天都有每天的事。今天的事是新鮮的，與昨天的事不同，而明天也自有明天的事。所以，今天之事應(yīng)該就在今天做完，千萬不要拖延到明天!拖延的習(xí)慣往往會妨礙我們做事，會摧毀我們的創(chuàng)造力。
另外，決斷好了的事情拖延著不去做，還往往會對我們產(chǎn)生不良的影響。惟有按照既定計劃去執(zhí)行的人，才能增進(jìn)自己的品格，才能有使他人敬仰的人格。其實，人人都能下決心做大事，但只有少數(shù)人能夠一以貫之地去執(zhí)行他的決心，也只有這少數(shù)人是最后的成功者。你要醫(yī)治拖延的習(xí)慣，惟一的方法就是在事務(wù)當(dāng)前時，立刻動手去做。“要做，立刻去做。”這是保持高效的格言。
