在大部分企業(yè)里,突發(fā)性招聘確實(shí)難以完全避免。盡管如此,還是可以在許多方面做得更好,在一定程度上破解突發(fā)性招聘帶來(lái)的難題。
凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢。如果人力資源工作準(zhǔn)備充分,就不會(huì)老是去救突發(fā)性招聘之“火”。即使事發(fā)突然,也應(yīng)該做好如下工作。
做好人力資源規(guī)劃,保持一定彈性
企業(yè)的人力資源規(guī)劃,一定要與企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略密切聯(lián)系起來(lái),這樣才能使人力資源部成為業(yè)務(wù)部門的戰(zhàn)略伙伴。拿上述高科技公司來(lái)講,人力資源部應(yīng)深刻理解系統(tǒng)集成業(yè)務(wù)的特點(diǎn),對(duì)于這類周期性工作,本來(lái)就存在著人力資源供應(yīng)的不穩(wěn)定性,在進(jìn)行人力資源規(guī)劃和實(shí)施人員招聘的過(guò)程中,應(yīng)注意保持一定的彈性。同時(shí),人力資源部對(duì)業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)進(jìn)度也要隨時(shí)了解,比如今年金融行業(yè)的形勢(shì)如何、目前有多少潛在的訂單、今年是否可能產(chǎn)生較大的訂單、如果產(chǎn)生了較多的訂單,人力資源如何保障等。
注重積累,功夫下在平時(shí)
如果企業(yè)出現(xiàn)過(guò)突發(fā)性招聘的情況,應(yīng)該在平時(shí)就注意積累人才資源,即開展人才庫(kù)建設(shè),確保關(guān)鍵時(shí)刻能夠找到足夠的人才。筆者曾見過(guò)許多招聘主管把未被選中的應(yīng)聘者的簡(jiǎn)歷銷毀,其實(shí)這是很可惜的。候選人沒有被用人部門看中,原因可能是多方面的,不適用某個(gè)崗位的人才,不一定就不適用其他崗位。對(duì)此,建議人力資源工作者,如果應(yīng)聘者基本素質(zhì)達(dá)到了要求,也就是通過(guò)了招聘第一關(guān)的候選人,其簡(jiǎn)歷應(yīng)予以保留,以便在下次需要同樣或類似崗位人員的時(shí)候,可以迅速找到儲(chǔ)備人選。即使這時(shí)那些候選人已經(jīng)找到了新的工作,但由于公司保有其聯(lián)絡(luò)方式,也可以很容易聯(lián)絡(luò)上。這比再去重新發(fā)布廣告、重新篩選簡(jiǎn)歷等可以節(jié)約大量資源和時(shí)間成本。
各部門通力協(xié)作,高效完成準(zhǔn)備工作
雖然是突發(fā)性招聘,但仍有大量準(zhǔn)備工作需要一一完成,如果各部門缺乏協(xié)作導(dǎo)致招聘工作沒有計(jì)劃性,倉(cāng)促上陣,必然會(huì)忽略許多重要環(huán)節(jié),這一方面會(huì)影響當(dāng)期的招聘效率,另一方面也會(huì)給今后的人力資源工作留下一堆爛賬,不好收拾。上述高科技公司的案例中,總裁辦親自對(duì)招聘工作下達(dá)指令,給予了足夠的重視,這是做好這項(xiàng)工作最有利的條件。接下來(lái),人力資源部門應(yīng)會(huì)同用人部門一起制定具體的工作計(jì)劃和工作流程,分清職責(zé),保證緊急招聘計(jì)劃得到徹底執(zhí)行。具體包括以下工作:
修改崗位說(shuō)明書,明確招聘要求!澳サ恫徽`砍柴工”,越是事情緊迫,招聘的崗位種類越多,越需要與用人部門達(dá)成共識(shí),確定新增崗位編制,并通過(guò)工作分析,在原有的基礎(chǔ)上修改崗位說(shuō)明書。這樣,任何人想要了解需要招聘什么樣的人,只要一看崗位說(shuō)明書就清楚了。當(dāng)初,該高科技公司的李經(jīng)理接到的用人部門需求中列出了崗位明細(xì)及需求人員數(shù)量,比如設(shè)計(jì)工程師10名,測(cè)試工程師2名,編程工程師15名等等,但對(duì)于同樣的工作崗位,不同部門報(bào)上來(lái)的崗位名稱卻不同。當(dāng)人力資源部好不容易找來(lái)了一些簡(jiǎn)歷時(shí),卻總是因達(dá)不到用人部門的要求而被退回來(lái)。經(jīng)過(guò)進(jìn)一步的溝通才發(fā)現(xiàn),原來(lái)雙方對(duì)崗位職責(zé)和具體素質(zhì)要求的理解不一致。雖然經(jīng)過(guò)協(xié)調(diào),事情總算理順了,但也耽誤了不少時(shí)間,浪費(fèi)了許多資源,使本來(lái)就緊張的招聘周期變得更加緊張。
梳理和改進(jìn)招聘流程。平時(shí)的招聘一般會(huì)有兩次甚至三次面試,不同崗位等級(jí)的人員,需要相應(yīng)的人員參與面試。李經(jīng)理在組織面試的過(guò)程中發(fā)現(xiàn),由于需要招聘的人員較多,用人部門三天兩頭被叫來(lái)當(dāng)面試考官,連日常的工作都顧不上,大大影響了其招人的積極性。經(jīng)過(guò)考慮,為了提高效率,人力資源部對(duì)現(xiàn)有的招聘面試流程進(jìn)行了改進(jìn),盡可能在統(tǒng)一的時(shí)間內(nèi)組織大規(guī)模的集體面試,集體辦理相關(guān)手續(xù)等,以便在最短的時(shí)間內(nèi)把人員招聘到崗。
特別制定招聘獎(jiǎng)勵(lì)計(jì)劃。在上面所說(shuō)的大規(guī)模招聘工作中,李經(jīng)理聽取了一位用人部門經(jīng)理的意見,建議公司制定了內(nèi)部推薦人才的獎(jiǎng)勵(lì)計(jì)劃,向公司現(xiàn)有人員發(fā)出號(hào)召,鼓勵(lì)大家推薦自己熟悉的朋友、同學(xué)加入公司,并對(duì)推薦成功的人進(jìn)行表彰,并給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。這項(xiàng)措施對(duì)應(yīng)對(duì)突發(fā)性招聘起到了一定的推進(jìn)作用。
充分調(diào)動(dòng)各方資源。在上述突發(fā)性招聘過(guò)程中,人力資源部李經(jīng)理通過(guò)與公司管理層的溝通,使招聘工作變成公司級(jí)的重點(diǎn)工作,并從一些相關(guān)部門借調(diào)人員,成立了招聘項(xiàng)目組。同時(shí)對(duì)公司的人力資源政策進(jìn)行了一些修正,比如薪酬政策如何處理、勞動(dòng)合同如何簽訂,實(shí)行了一些特殊的人力資源政策等等,總之創(chuàng)造條件使招聘工作的效果最大化。
新員工上崗培訓(xùn)少不了。即使再緊迫,也應(yīng)該對(duì)新招聘的人員進(jìn)行上崗培訓(xùn),宣傳公司的文化和規(guī)章制度,讓員工及時(shí)感受到公司的關(guān)懷。上述案例中,眼看著辛辛苦苦招來(lái)的人迅速流失,人力資源部馬上改變了策略,要求無(wú)論用人多么緊迫,為期一周的新員工入職培訓(xùn)絕不能少。由于該公司新員工培訓(xùn)工作基礎(chǔ)良好,經(jīng)過(guò)培訓(xùn)后,新員工不僅了解了公司,更感受到公司對(duì)新人重視和關(guān)懷,激起了高度的工作熱情;新員工們之間很快成了學(xué)友,以致在后期的工作中都還保持著密切聯(lián)系,經(jīng)常交流工作中存在的問(wèn)題,這對(duì)留住人才和盡快使其適應(yīng)新的工作發(fā)揮了非常積極的作用。
推行新員工指導(dǎo)計(jì)劃。為了進(jìn)一步促進(jìn)新員工適應(yīng)崗位,人力資源部又大力推出了新員工指導(dǎo)計(jì)劃,大力貫徹“師父帶徒弟” 的做法,即為每一位新上崗的員工指定指導(dǎo)人,由指導(dǎo)人負(fù)責(zé)新員工在試用期內(nèi)的工作指導(dǎo)和監(jiān)督,規(guī)定每周進(jìn)行一次正式談話,并做好談話記錄。每個(gè)月底寫新員工工作評(píng)估報(bào)告,雙方簽字后交人力資源部。這項(xiàng)工作也被納入到對(duì)指導(dǎo)人的績(jī)效考核中,加大了推進(jìn)力度。由于事先對(duì)此項(xiàng)工作的重要意義進(jìn)行了廣泛的宣傳,得到了用人部門經(jīng)理的大力支持,因而此項(xiàng)工作做得非常到位,在穩(wěn)定新員工隊(duì)伍方面起到了重要的作用。
“辦法總比困難多”,面對(duì)突發(fā)性招聘這把不得不救的“火”,只要有備而戰(zhàn),HR們還是可以多一些勝算,少一些煩惱的。
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